Die E-Rechnung für Küchenhändler wird zunehmend zur Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Ab 2027 gelten weitere Vorgaben für den Rechnungsversand. Doch was bedeutet das konkret für Ihr Küchenstudio? Wir geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Fristen, Rechnungsformate und nächsten Schritte.
Eine E-Rechnung ist mehr als eine Rechnung im PDF-Format. Sie enthält Rechnungsdaten in einer festgelegten elektronischen Struktur, sodass diese automatisch verarbeitet werden können. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931.
Ein vollständig elektronisches Format, das mithilfe eines geeigneten Programms lesbar gemacht werden kann.
Verbindet eine lesbare PDF-Ansicht mit elektronisch verarbeitbaren Rechnungsdaten. Entscheidend sind dabei die hinterlegten Daten. Nicht alle ZUGFeRD-Versionen und -Profile erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.
Wichtig: Eine einfache PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne.
Die Einführung erfolgt schrittweise. Für Küchenstudios und Küchenfachhändler sind insbesondere diese Termine wichtig:
Seit 2025: E-Rechnungen empfangen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht zunächst ein geeignetes E-Mail-Postfach. Wichtig ist, dass die Rechnungen anschließend verarbeitet und ordnungsgemäß aufbewahrt werden können.
Ab 2027: E-Rechnungen versenden
Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen grundsätzlich weiterhin Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers einfache PDF-Rechnungen ausstellen.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr bei betroffenen inländischen Geschäftsvorgängen E-Rechnungen ausstellen. Für 2027 ist somit der Umsatz aus 2026 entscheidend.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen die Übergangsregelung noch bis Ende 2027 nutzen.
Ab 2028: E-Rechnung wird grundsätzlich Pflicht
Ab dem 1. Januar 2028 müssen grundsätzlich alle betroffenen Unternehmen bei Geschäften mit anderen inländischen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Für bestimmte Rechnungsarten und Umsätze gelten Ausnahmen.
Die E-Rechnungspflicht betrifft insbesondere die Zusammenarbeit mit Herstellern, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern. Auch Gutschriften, Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnungen können darunterfallen.
Nicht jede Rechnung muss jedoch als E-Rechnung ausgestellt werden. Ausnahmen bestehen beispielsweise für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und bestimmte steuerfreie Umsätze. Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Damit die Umstellung reibungslos gelingt, sollten Sie frühzeitig einige Punkte prüfen:
Die E-Rechnung für Küchenhändler bringt neue Anforderungen mit sich, bietet aber auch die Chance, Abläufe in der Buchhaltung zu vereinfachen. Wer seine Programme und internen Prozesse rechtzeitig überprüft, schafft eine gute Grundlage für die kommenden Pflichten.
Nutzen Sie die verbleibende Übergangszeit, um Ihr Küchenstudio auf die E-Rechnung vorzubereiten.
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